مدیریت اسناد منشاء خارجی (REDM)
مدیریت داخلی اسناد تولید شده در خارج از سازمان
مدیریت اسناد منشأ خارجی به فرآیند شناسایی و کنترل اسنادی گفته می‌شود که از منابع بیرونی به سازمان وارد می‌گردد و امکان تأثیرگذاری بر کیفیت محصولات یا خدمات آن را دارد. این اسناد ممکن است شامل استانداردهای فنی، قوانین و مقررات، راهنماها، و مدارک تهیه‌شده توسط تأمین‌کنندگان، پاسخ‌های آزمایشگاهی و غیره باشد.
سیستم مدیریت اسناد منشأ خارجی رایبد (Raybod External Origin Documents Management) ابزاری کارآمد برای مدیریت این اسناد است که به سازمان کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کند همیشه از اطلاعات به‌روز و معتبر استفاده می‌شود. این امر علاوه بر کاهش خطاها و بهبود کارایی، به تضمین رعایت الزامات قانونی و استانداردهای کیفی در سازمان کمک شایانی می‌کند.
مدیریت موثر اسناد و توزیع نسخ
سیستم مدیریت اسناد منشأ خارجی رایبد (Raybod External Origin Documents Management-REDM) به گونه‌ای طراحی شده است که سازمان‌ها را در مدیریت مؤثر اسنادی که از منابع خارجی وارد سازمان می‌شوند، یاری رساند. این سیستم با ارائه قابلیت‌هایی برای شناسایی، ذخیره‌سازی، به‌روزرسانی، و توزیع مسخ اسناد خارجی، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا خطاها را کاهش داده، و انطباق با مقررات و استانداردهای لازم را تسهیل بخشند.
برخی مزایا بکارگیری این زیرسیستم عبارتند از:
متمرکزسازی اطلاعات:
با جمع‌آوری و نگهداری اسناد در یک مکان واحد، دسترسی به آن‌ها برای کارکنان آسان‌تر می‌شود و خطر گم شدن یا جابجا شدن اسناد به حداقل می‌رسد.
کاهش خطاهای انسانی:
خودکارسازی فرآیندهای ثبت، مدیریت و توزیع اسناد می‌تواند خطاهای ناشی از مداخلات دستی را کاهش دهد.
امنیت اطلاعات:
با پیاده‌سازی کنترل‌های دسترسی و سطوح مجوز، اطمینان حاصل می‌شود که تنها افراد مجاز می‌توانند به اسناد حساس دسترسی داشته باشند.
ردیابی تغییرات:
این سیستم‌ها معمولاً قابلیت ردیابی و ثبت تغییرات اعمال‌شده بر روی اسناد را ارائه می‌دهند، که این امر به شفافیت و حسابرسی بهتر کمک می‌کند.
صرفه‌جویی در زمان و هزینه:
با کاهش نیاز به کاغذ و فضای فیزیکی برای ذخیره اسناد و همچنین سرعت بخشیدن به فرآیندهای جستجو و بازیابی، می‌توان در وقت و هزینه صرفه‌جویی کرد.
استفاده از زیر سیستم مدیریت اسناد منشأ خارجی رایبد (REDM) برای تولیدکنندگان خصوصاً تولید کنندگان محصولات حوزه سلامت، نه‌تنها به بهبود فرآیندها و کیفیت محصولات کمک می‌کند بلکه با تضمین انطباق با الزامات قانونی و استانداردها، باعث افزایش اعتماد و رضایت مشتریان می‌شود.
قابلیت ها و امکانات
- معرفی مراجع ساخت/صدور مستندات با منشاء برون سازماني
- معرفی محل های آرشیو و نگهداری اسناد
صرفه جویی در هزینه
استفاده از سیستم مدیریت اسناد منشأ خارجی رایبد می‌تواند به شکل‌های مختلفی به صرفه‌جویی در هزینه‌ها برای سازمان‌ها به‌ویژه تولید گنندگان محصولات حوزه سلامت مانند تجهیزات پزشکی، فرآورده‌های دارویی، آرایشی بهداشتی و غذایی کمک کند:
پیشگیری از جریمه‌ها و مجازات‌ها:
به‌روزرسانی و دستیابی دائمی به جدیدترین مقررات و استانداردها، از وقوع تخلفات قانونی که می‌تواند به جریمه‌ها و هزینه‌های سنگین منجر شود، جلوگیری می‌کند.
جلوگیری از نقص تولید:
دسترسی به اطلاعات دقیق و معتبر، تولید محصولات معیوب یا غیرقابل قبول را به حداقل می‌رساند و از هدر رفت منابع جلوگیری می‌کند.
کاهش کارهای دستی و زمان‌بر:
سیستم رایبد با خودکارسازی بسیاری از فرایندهای اداری، نیاز به کارهای دستی و وقت‌گیر را کاهش می‌دهد. این امر منجر به کاهش هزینه‌های نیروی انسانی می‌شود.
افزایش کارایی کارکنان:
با کاهش نیاز به جستجوی اطلاعات و افزایش بهره‌وری، کارکنان می‌توانند زمان بیشتری را به فعالیت‌های کلیدی و مولد اختصاص دهند، که منجر به افزایش کارایی و صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود.
افزایش دقت و پیش‌بینی‌پذیری:
با وجود سیستمی که آخرین اسناد مرتبط با حوزه تصمیم گیری افراد را به صورت منسجم و سیستماتیک در اختیار وی می گذارد، امکان تحلیل و پیش‌بینی روندها و عملکردها را بهبود می‌بخشد، افراد می‌توانند تصمیمات بهتری بگیرند و از هزینه‌های غیرضروری جلوگیری کنند.
در مجموع، سیستم مدیریت اسناد منشأ خارجی رایبد با فراهم کردن زیرساخت‌های مناسب برای مدیریت دقیق و به‌موقع اطلاعات، سازمان‌ها را قادر می‌سازد که با کاهش هزینه‌های عملیاتی و افزایش بهره‌وری، در آینده‌نگری و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک خود، موفق‌تر عمل کنند.
