مدیریت گردش نامه (RLFM)
ارتباط الکترونیک بین افراد و واحدها
زیر سیستم مدیریت گردش نامه (Raybod Letter Flow Management) به عنوان یک ابزار کارآمد و مدرن برای تسهیل جریان اطلاعات درون سازمانی طراحی شده است. هدف اصلی این نرم‌افزار، بهبود و سرعت بخشیدن به فرآیندهای مرتبط با نامه‌نگاری و مستندسازی در سازمان‌ها می‌باشد. به کمک این سیستم، پرسنل شرکت می‌توانند تمامی مراحل ایجاد، ارسال، دریافت، و پیگیری نامه‌ها و مستندات ضمیمه را به صورت الکترونیکی و سازمان‌یافته انجام دهند و سوابق آن را نیز نگهداری و بازبینی کنند.
ارتباط یکپارچه سازمانی
نرم افزار مدیریت گردش نامه رایبد (RLFM) ضمن ارائه ابزار ایجاد و ارسال نامه و ضمائم آن و ارسال نامه ها به صورت آزاد یا مطابق جریان کاری که از قبل تعیین شده، توانایی پیگیری دقیق وضعیت نامه‌ها، ادغام آسان با سایر ماژول های رایبد را داراست، این امکانات و قابلیت ها در کنار امنیت بالا از طریق کنترل دسترسی ها و ارسال اعلان‌ها و یادآوری‌ها برای اقدامات ضروری، بستری یکپارچه را فراهم میکند که تمامی نیازهای ارتباطی و مستندسازی سازمان‌ها را پوشش داده و نقش مهمی در ارتقای شفافیت و سرعت انجام کارها ایفا میکند.
از ویژگی های این سیستم می توان موارد زیر را نام برد:
پشتیبانی از ایجاد و ارسال الکترونیکی نامه‌ها:
امکان ایجاد نامه‌ها به صورت دیجیتالی و از طریق قالب‌های استاندارد را فراهم میکند. پس از ایجاد، نامه‌ها می‌توانند به سرعت و به صورت الکترونیک به مقصد مورد نظر ارسال شوند.
رصد و پیگیری مؤثر:
با قابلیت رصد و پیگیری وضعیت نامه‌ها و مستندات از زمان ارسال تا دریافت نهایی هیچ نامه‌ای از روند پیگیری خارج نمی شود.
یکپارچگی و هماهنگی:
ماژول مدیریت گردش نامه رایبد می‌تواند با دیگر زیر سیستم‌های تخصصی رایبد مانند سفارشات و برنامه ریزی، ممیزی و اقدام اصلاحی پیشگیرانه، تولید و ردیابی و ... لینک شود، به طوری که اطلاعات به صورت یکپارچه در تمام سازمان جریان پیدا کند و هماهنگی بهتری بین بخش‌های مختلف برقرار شود.
امنیت و کنترل دسترسی:
با ارائه سطوح مختلف دسترسی برای کاربران، این نرم‌افزار تضمین میکند که تنها افراد مجاز به اطلاعات حساس دسترسی دارند.
قابلیت ها و امکانات
- امکان تعريف گروه و دسته کار (Task) مانند گروه نامه اداری، درخواست تغيير اسناد، درخواست خريد، درخواست مرخصي و ...
- امکان تعريف مسير گردش و ارجاع کار بين افراد
- امکان ضميمه (بدون محدوديت) فايل به ارجاعات
- ثبت سوابق ارجاعات و ارتباط کارهاي هم خانواده
- اتصال به دیگر زیر سیستم های رایبد اعم از سفارشات مشتریان، اسناد سیستم QMS ردیابی کالا و ...
صرفه جویی در هزینه
نرم‌افزار مدیریت گردش نامه رایبد (RLFM-Raybod Letter Flow Management) با بهینه‌سازی فرآیندهای ارتباطات داخلی، علاوه بر بهبود کارایی و رضایت کارکنان، به سازمان‌ها کمک میکند تا هزینه‌های خود را به طور قابل ملاحظه‌ای کاهش دهند و بهره‌وری بیشتری را تجربه کنند. در اینجا به مواردی از صرفه‌جویی که این نرم‌افزار فراهم میکند، اشاره می‌نماییم:
کاهش مصرف کاغذ و لوازم‌التحریر:
دیجیتالی‌کردن نامه‌ها و مستندات درون سازمانی مصرف کاغذ و لوازم‌التحریر را به طور قابل توجهی کاهش می‌دهد، که این امر منجر به صرفه‌جویی در هزینه‌های خرید و نگهداری آنها می‌شود.
کاهش نیاز به فضای ذخیره‌سازی فیزیکی:
نگهداری اسناد و مکاتبات به صورت الکترونیکی نیاز سازمان به فضای فیزیکی برای ذخیره‌سازی و آرشیوهای کاغذی را کاهش می‌دهد. این کاهش نیاز به فضای ذخیره‌سازی می‌تواند هزینه‌های مربوط به اجاره و مدیریت فضای اداری را بهبود بخشد.
افزایش بهره‌وری نیروی کار:
با خودکارسازی مرحله‌های مختلف گردش مکاتبات، کارکنان می‌توانند بر روی وظایف مهم‌تر و با ارزش‌تر تمرکز کرده، بهره‌وری را افزایش دهند. حذف پیگیری‌های دستی و فرآیندهای تکراری باعث تسریع کارها و کاهش نیاز به نیروی کار برای وظایف روتین می‌شود.
کاهش خطا و هزینه‌های اصلاحی:
بهبود دقت و کارایی در گردش مستندات داخلی باعث کاهش خطاهای انسانی می‌شود. این ویژگی موجب کاهش نیاز به اقدامات اصلاحی پرهزینه می‌گردد و مشکلات و پیامدهای ناشی از خطاهای اداری را کاهش می‌دهد.
