پايش و اندازه گيري فرآيندها/اهداف (RMPT)
نظارت بر روند اجرای فرآیند ها، اهداف و پروژه ها
هدف از نظارت و پایش بر یک سیستم بهبود عملکرد سیستم است. نظارت دقیق بر فرآیندها و اهداف سازمان به برآورده کردند مؤثر نیازهای تجاری سازمان -از جمله کیفیت- کمک می کند و یکی از مهمترین بخش های پیاده سازی و استقرار سیستم های کیفیت است که طی آن عملکرد فرآیند ها، سیستم مدیریت و دستیابی به اهداف و اثربخشی اقدامات به صورت کمّی محاسبه شده و در مقایسه با معیار پذیرش شاخص ها مورد استفاده قرار می گیرد. ماژول پایش و اندازه گیری فرآیندها/اهداف رایبد (Raybod Monitoring and Measurement of Processes) با تعریف اهداف، پروژه ها، فرآیندها و قابلیت بینظیر خود در دریافت داده ها از بخش بخش سازمان امکان نظارت و پایش تمام ابعاد پیدا و نهان سازمان را بدون نیروی انسانی و به صورت خودکار و سیستماتیک برای مدیران ارشد و میانی فراهم میکند.
پايش و اندازه گيري فرآيندها/اهداف
سازمان باید به طور مداوم از نظر مشکلات آشکار و نهان پایش شود زیرا ایراد در یک بخش از سازمان موجب اختلال در دیگر بخش های سازمان می شود و شرکت را از عملکرد یکپارچه باز می دارد. حال سوال کلیدی برای شما به عنوان یک مدیر ارشد یا میانی آن است که چطور میزان تحقق اهداف، فرآیندهای سازمان و پروژه های اجرایی را نظارت می کنید؟ یک شرکت تولیدی ابعاد مختلفی دارد، برای یک مدیر رصد تمام این ابعاد و اطمینان از صحت عملکرد آن یک وظیفه کلیدی و حیاتی است. یکی از مشکلاتی که در این زمینه وجود دارد، جمع آوری این داده ها از سطح سازمان است که غالبا وابسته به مدیران میانی، کارمندان، کارشناسان و به طور کلی وابسته به نیروی انسانی است؛ نرم افزار پایش و اندازه گیری فرآیندها/اهداف رایبد ابزار این امکان را مهیا می کند که به صورت خودکار و بدون نیاز به نیروی انسانی داده ها از سطح سازمان جمع آوری شده و در غالب چارت و نمودار به صورت بسیار ساده در اختیار مدیران قرار گیرد، بدین ترتیب می توانید به سادکی و در قالب چارت و نمودار سازمان را پایش کنید، گلوگاه ها را شناسایی کنید و تصمیمات لازم را اتخاذ کنید و شرکت را در مسیر صحیح خود هدایت کنید، حتی از راه دور و در مواقعی که خارج از سازمان هستید!
قابلیت ها و امکانات
- امکان معرفي دوره های پایش بر اساس سال مالی و توالی های تکرار دلخواه (ماهانه، فصلی، شش ماهه و ...)
- امکان تعریف فرآیند های سازمان و ارتباط با مستندات سیستم کیفیت (بخش شناسنامه فرآیند ماژول ممیزی و اقدام اصلاحی پیشگیرانه)
- امکان معرفی اهداف مرتبط با هر فرآیند سازمان
- امکان تعیین شاخص های هر هدف از هر فرآیند
- امکان بازخوانی اطلاعات از داده های موجود در نرم افزار سیستم مدیریت تولید و عملیات رایبد
- امکان تعیین برنامه کاری جهت تحقق اهداف هر شاخص با قابلیت تعیین چک لیست اقدامات مورد نیاز
- قابلیت تعیین مسئول برنامه با توجه به سمت و جایگاه شغلی فرد برای هر مرحله از برنامه و همچنین تعیین زمان پیش بینی و درصد مرحله از کل برنامه
- قابلیت اندازه گیری مقادیر شاخص ها به صورت دستی و سیستمی (سیستمی: دریافت اطلاعات مرتبط با تولید به صورت اتوماتیک توسط توابع تعریفی)
- امکان ثبت برنامه های اجرایی اهداف دوره ای و اهداف پروژه ای
- بخش تحت وب جهت مانیتورینگ اهداف و گزارشات
صرفه جویی در هزینه
شما اهدافی را برای سازمان مشخص کردید، مثلا میزان فروش یا میزان تولید محصول یا گروه محصولی، کاهش میزان ضایعات یا اصلاحی، افزایش راندمان دستگاه یا اپراتور، کاهش مدت زمان رسوب کالا در انبار یا ده ها و صدها هدف دیگر که شما برای سازمانتان مد نظر دارید. فرآیندها/اهدافی که برای سازمان در نظر گرفتید، در صورتی که تارگت خود را بزنند باید تشویق و تقویت شوند و اگر تارگت خود را نزنند باید ریشه یابی و اصلاح شوند. تصور کنید فرآیند یا هدفی تارگت خود را کامل نزده است، یا نزدیک و در محدوده قابل قبول نبوده باشد، معمولا در پایان سال و در جلسه بررسی عملکرد سالانه احتمالا این موضوع روشن می شود، اما در پایان سال زمان برای جبران آن فرآیند/هدفی که تارگت خود را نزده است از دست رفته است، سازمان متحمل هزینه عدم تحقق آن مهم شده است و نهایتا اصلاحاتی برای سال بعد در نظر گرفته می شود که خود آن دچار همین نقصان عدم پایش به موقع است! اما با داشتن ابزاری مانند ماژول پایش فرآیندها/اهداف رایبد، در انتهای فروردین میزان تحقق آن فرآیند/هدف در نمودار مربوطه با سادگی قابل مشاهده است! در پایان همان ماه موضوع بررسی، ریشه یابی و اقدامات اصلاحی/بهبود صورت میگیرد و یازده ماه بعدی سال نیز به همین ترتیب این روند تکرار می شود. بدین ترتیب در بسیاری از هزینه های پنهان و آشکار صرفه جویی به سزایی صورت می گیرد. این همان قدرت تکنولوژی است که به کمک مدیران آمده است تا در هزینه ها صرفه جویی و عملکرد سازمان بهبود اساسی یابد.
