مدیریت اسناد درون سازمانی (RIDM)
سازماندهی آسان، دستیابی سریع
پراکندگی اطلاعات و مستندات و دسترسی به آن‌ها یکی از مشکلات همیشگی در سازمان است و ایجاد آرشیوی متمرکز از اسناد، فایل‌ها و اطلاعات دغدغه اصلی سازمان‌ها است. سیستم کنترل مستندات و سوابق دستی و مبتنی بر کاغذ، فرآیندی پیچیده، پرهزینه، زمانبر، ناکارآمد و وابسته به نیروی انسانی با احتمال خطای بسیار بالا است. ماژول مدیریت اسناد درون سازمانی رایبد (Raybod Internal Document Management) راه حل نرم افزاری نگهداری اسناد، توزیع نسخ و مدیریت تغییر اسناد به صورت متمرکز و یکپارچه با دیگر بخش های سیستم جهت اجرا و تکمیل فرآیند مدیریت اسناد ارائه می‌دهد.
مدیریت اسناد QMS
سازماندهی، ذخیره، مدیریت و کنترل اسناد و سوابق مرتبط با فرآیند مدیریت کیفیت کاری است که زیر سیستم مدیریت اسناد QMS رایبد (Raybod Documents Management) به عنوان یکی از زیر سیستم های نرم افزار مدیریت تولید رایبد انجام می دهد که با رویکرد متمرکز و ساختاریافته برای رسیدگی به طیف گسترده ای از انواع اسناد، از جمله خط مشی ها، رویه ها، دستورالعمل های کاری، فرم ها، گزارش ها و سایر محتوای مرتبط با کیفیت، بستر تولید با کیفیت و مدیریت دانش (Knowledge management) را برای سازمان مهیا می کند. با استفاده از این ماژول، حجم رو به رشد اسناد خود را در سایه یک چارچوب قوی و قابلیت های اشتراک گذاری و ردیابی راحت، مدیریت کنید، و برای شرکت خود دستیابی به برتری کنترل اسناد را به ارمغان بیاورید. با استفاده از ماژول نرم افزاری مدیریت اسناد QMS رایبد، می توانید اطمینان حاصل کنید که شرکت شما به نیازهای مستندسازی خود پاسخ داده و خطر خطاها و عدم انطباق را کاهش می دهد.
قابلیت ها و امکانات
- تعریف واحد های سازمانی، شناسنامه شغل، شرح وظایف و ...
- ثبت مدارک و مستندات سیستم مدیریت کیفیت به تفکیک واحد کاری
- توزیع نسخ از طریق اعطای مجوز دسترسی به شغل های تعریف شده
- قابلیت دریافت خروجی مستر لیست (Master List) مستندات
- ورژنینگ مدارک و مستندات
- قابلیت مشاهده مدارک توسط کاربران سیستم با توجه به سمت شغلی
- معرفی مراجع ساخت/صدور مستندات با منشاء برون سازماني
- قابلیت بخش بندی و تعیین مجوزهای پیش فرض دسترسی به اسناد
- معرفی محل های آرشیو و نگهداری اسناد
- ثبت و نگهداری اطلاعات و فایل سند و توزیع نسخ الکترونیکی در سازمان
- امکان لینک با بخش پارامترهای کنترلی و ارتباط سند با محموله تولیدی
صرفه جویی در هزینه
سازمانی را تصور کنید که اسناد در کامپیوتر افراد مختلف پراکنده نیست، با خروج یک فرد از سازمان آخرین نسخ اسناد در معرض خطر قرار ندارند. هرگونه تغییری در اسناد سیستم کیفیت بلافاصله اطلاع رسانی شده و ذینفعان مطلع شده و اقدامات لازم در جهت اعمال آن تغییرات را انجام می شود. نرم افزار مدیریت اسناد رایبد به تمام این تصورات جامع عمل می پوشاند، و علاوه بر امنیت و اطمینان از کارآمدی اسناد، با ساده‌سازی و خودکارسازی فرآیندهای مدیریت اسناد، زمان و تلاش صرف شده برای مدیریت اسناد را کاهش می‌دهد، توزیع نسخ، ورژنینگ و انطباق با مقررات را تضمین می‌کند، خطاها را به حداقل می‌رساند و بهره‌وری را بهبود می‌بخشد و در نتیجه افزون بر صرفه‌جویی قابل توجهی در هزینه‌ها؛ کیفیت کلی به شیوه ای مقرون به صرفه بهبود خواهد یافت.
ویژگی های کلیدی در بخش صرفه جویی:
1. ساده سازی کنترل اسناد با منشاء درون سازمانی و برون سازمانی2. کاهش هزینه عملیات دستی، کاهش ریسک خطای انسانی سهوی/عمدی، کاهش هزینه های اداری.
3. اطمینان از انطباق با مقررات و به حداقل رساندن خطاها از طریق ورژنینگ و ردیابی کارآمد.
4. افزایش همکاری و مسئولیت پذیری از طریق گردش کار ساده و اعلان های آنلاین خودکار.
5. بهبود بهره وری و کارایی، کاهش هزینه های مرتبط با تاخیر و خطاهای مربوط به اسناد.
